Gouden jongens, die werkvoorbereiders

Als je iets wilt laten stralen of conserveren, spuiten of schilderen door Van Ginkel Groep dan gaat de afdeling werkvoorbereiding direct voor je aan de slag. De werkvoorbereiders maken een offerte, plannen het werk voor je in, bereiden het voor, begeleiden de uitvoer, ronden netjes voor je af en sturen je de factuur. Lekker makkelijk. Kun jij je met andere dingen bezighouden. Hoe dat allemaal in z’n werk gaat? Paul Schoemaker legt het graag aan je uit. 

Paul Schoemaker en Remco Meeuwsen zijn werkvoorbereider bij Van Ginkel Groep. Paul: ‘Remco doet de aanvragen voor projecten die met wegtransport naar onze locatie in Valburg kunnen, het zogenaamde cabinewerk, en ik hou me bezig met de projecten op locatie in Nederland. En natuurlijk hebben we ieder ook onze eigen relaties die we door de jaren heen hebben opgebouwd en ons als vast aanspreekpunt hebben.’ Begin van dit jaar is Petersen Metaalbescherming in Harderwijk onderdeel geworden van Van Ginkel Groep en dat blijkt een gouden zet. ‘We kunnen meer combineren en we versterken elkaar. Petersen heeft veel capaciteit voor cabinewerk aan en wij ondersteunen hen met werk op locatie.’ 

Aanvraag: begrijpen wat je klant verwacht

Zodra de heren je aanvraag ontvangen begint de voorbereiding. ‘We kijken eerst of duidelijk is wat er gevraagd wordt. Het liefst ontvangen we al foto’s of tekeningen, zodat we ook direct een beeld krijgen van wat er gedaan moet worden. We vinden het ook prettig om de klant op locatie te spreken, zodat we nog nauwkeuriger vast kunnen stellen wat de klant van ons verwacht. Vincent Doeleman, onze werkvoorbereider buitendienst, rijdt heel Nederland voor ons door . Met zijn kennis en kunde kan hij in een oogopslag zien of we kunnen leveren wat er gevraagd wordt. Hij let bovendien op risico’s en hij houdt rekening met omgevingsfactoren.’ 

Offerte: vertalen wat je klant verwacht

Vincent maakt aantekeningen en stuurt foto’s van de locatie en het werk door naar Paul en Remco. ‘Als Vincent terug is op kantoor lopen we het werk nog een keer door en vertelt hij ons wat hij besproken heeft met de klant. Vervolgens maken we de offerte en controleren we die samen. Ondanks alle voorbereidingen kan het voorkomen dat het moeilijk valt in te schatten of we kunnen leveren wat de klant wenst. In zulke gevallen stellen we een proef voor. Dan gaan we een keer op locatie een stukje doen om te kijken wat we kunnen bereiken en of dat is wat de klant verwacht. Als we de verwachting waarmaken gaan we meteen door met de werkzaamheden.’

Planning en actueel beeld van de situatie

Zodra er een akkoord is op de offerte kan het werk worden ingepland. ‘Vaak zijn we als onderaannemer afhankelijk van de planning van het hele project. We werken aan grote bouwprojecten waar je in overleg met elkaar het werk inplant. Het kan soms best wel een half jaar tot een jaar duren voordat volgens planning gestart kan worden met een opdracht. In dat soort gevallen bezoeken we de locatie van tevoren nog een aantal keer om een actueel beeld te houden van de situatie.’ 

Bij opdrachten waarbij de uitvoer snel gepland staat is een belletje met de contactpersoon in de week voor aanvang voldoende. ‘Dan checken we of alles nog conform planning gaat en als er nou dingen veranderd zijn, op de bouwlocatie bijvoorbeeld, dan rijdt Vincent nog eens langs om te kijken.’ 

Starttijd binnen enkele weken

Als je nu een aanvraag indient kan er over een week of drie gestart worden met het werk. Dat lijkt snel, maar Paul had het liever sneller gezien. ‘De hele bouw heeft te maken met drukte. Ik vind dat vervelend, want je wilt natuurlijk zo snel mogelijk aan de slag, maar die drukte heeft helaas effect op onze starttijden. Voorheen waren we zo flexibel dat we binnen een week konden starten, maar in dit hoogseizoen van juni tot en met oktober moeten we soms rekenen met enkele weken.’

Iedereen tevreden

Gelukkig valt er nog wel eens iets te schuiven, want bij het inplannen van werk gebruiken de werkvoorbereiders een klein beetje ruimte om uitloop op te vangen. ‘We hebben niet vaak te maken met uitloop van onze werkzaamheden, maar toch bouwen we wat reserve in. De marge die we aanhouden hangt af van de lengte van een project. Bij een project dat drie dagen duurt is er geen uitloop, maar bij een project van een aantal weken plannen we met een paar dagen extra. Omdat we die dagen in de praktijk niet vaak nodig hebben, kunnen we die ruimte weer gebruiken om wat kleiner werk tussendoor te doen en zo kunnen we iedereen tevreden houden.’

Voorbereidende fase

Van Ginkel Groep neemt graag de verantwoordelijkheid voor alles wat bij hun opdracht komt kijken. Het plaatsen van steigers bijvoorbeeld. ‘In de praktijk laten opdrachtgevers dat het liefst bij ons. Wij werken met die steigers, dus wij weten wat we nodig hebben en hoe we het nodig hebben. We maken gebruik van een vaste steigerbouwer die precies weet wat wij verwachten.  Bij complex werk nodigen we ze van tevoren uit op de locatie en wij zijn altijd aanwezig als ze gaan opbouwen, zodat wij het aanspreekpunt voor hen en de klant kunnen zijn.’ Ook voor wegtransport of doorwerkvoorzieningen kan de opdrachtgever terecht bij Van Ginkel Groep. ‘Dat hoort toch een beetje bij het ontzorgen van onze klanten. Dat vinden we belangrijk om te doen.’

Uitvoerende fase

Tijdens de uitvoerfase van de opdracht houden de werkvoorbereiders nauw contact met hun voormannen die op locatie die leiding hebben en aanspreekpunt zijn voor de klant. ‘We spreken elkaar twee keer per dag telefonisch en aan het eind van de dag zien we ze terugkomen en dan spreken we over hoe de dag is verlopen. Zo blijven we goed geïnformeerd over het werk en daarmee zorgen we dat we zo min mogelijk voor verrassingen komen te staan en dat werkt goed.’

Afrondende fase en facturatie

Ook nadat de opdracht is afgerond nemen de werkvoorbereiders nog een keer contact op met de opdrachtgever om te vragen hoe het is gegaan en of alles naar wens is gegaan. ‘We vragen dan ook de inkoopbonnen op voor de facturatie en we sturen onze keuringsrapporten op. In een keuringsrapport wordt vastgelegd hoe wij onze werkzaamheden hebben gedaan. Zo weet de opdrachtgever dat wij de werkzaamheden onder de juiste omstandigheden hebben uitgevoerd. In het keuringsrapport staat bijvoorbeeld ook beschreven waaraan een coating moet voldoen. Stel dat een opdrachtgever vijf jaar garantie wil of een levensduur van 20 jaar op de verf. Dat soort verwachtingen bespreken we met de verfleverancier.  Die schrijft vervolgens een bepaalde laagdikte voor. Die laagdikte houden wij dan weer bij tijdens het werk en daar doen we verslag van in ons rapport, zodat onze opdrachtgever dat kan overhandigen aan de eindklant.’ Als dat allemaal geregeld is volgt tot slot de facturatie.

Werkvoorbereider: schaap met de duizend poten

Remco, Paul en Vincent zijn uitgerust met een flinke koffer vol vaardigheden. Dat moet ook wel. ‘In het hoogseizoen heb je zomaar tientallen aanvragen, offertes, lopende klussen, klussen in de afrondende fase en facturatie die je in de gaten moet houden Je hebt wat ballen in de lucht te houden, maar als je een beetje stressbestendig bent, goed kunt plannen, goede communicatieve vaardigheden hebt, attent bent naar je opdrachtgever en doet wat je zegt, dan komt het allemaal goed.’ Gouden jongens, die werkvoorbereiders. 

Hier vind je meer informatie over onze projecten